Menu
Close
Všeobecné zásady spracúvania osobných údajov spoločnosti JSC Olpha sa vzťahujú na osobné údaje, ktoré spoločnosť JSC Olpha (ďalej len „My“ alebo „Spoločnosť“) spracúva o fyzických osobách, ktoré nás kontaktujú, spolupracujú s nami alebo s nami inak komunikujú v rámci nami vykonávanej obchodnej činnosti. Jej účelom je poskytnúť cenné informácie o tom, aké osobné údaje zhromažďujeme a ako ich používame, ako aj informovať osoby o ich právach v súvislosti so spracúvaním osobných údajov, a tak zabezpečiť čestné, zákonné a transparentné spracúvanie osobných údajov v Spoločnosti.
Objem, účel, právny základ spracúvaných osobných údajov a ďalšie otázky súvisiace so spracovaním priamo závisia od typu našej interakcie alebo spolupráce. Viac informácií o nami vykonávanom spracúvaní osobných údajov, jeho účele a právnom základe nájdete v kapitole 3 Zásad ochrany osobných údajov výberom kategórie, ktorá je pre vás relevantná:
Kto je zodpovedný za spracovanie osobných údajov
Za vykonávanie spracúvania osobných údajov opísaného v týchto Zásadách ochrany osobných údajov zodpovedá spoločnosť JSC Olpha, ktorá ako prevádzkovateľ osobných údajov určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov, ako aj vykonáva príslušné technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť súlad spracúvania údajov s požiadavkami všeobecného nariadenia o ochrane údajov (ďalej len „nariadenie“).
Kontaktné údaje kontrolóra:
JSC Olpha
Registered office: 5 Rūpnīcu Street, Olaine, Olaine Municipality, LV-2114;
E-mail address: olpha@olpha.eu
Phone No..+371 67013708
Kontaktné údaje zodpovednej osoby za osobné údaje:
Ako a na aké účely spracúvame vaše osobné údaje?
Účely, na ktoré spracúvame vaše osobné údaje, priamo závisia od typu našej spolupráce alebo interakcie, napríklad:
Vezmite, prosím, do úvahy, že v prípade, ak spolupracujeme alebo komunikujeme vo viacerých statusoch, potom sa osobné údaje spracúvajú v rámci každého takéhoto statusu, napríklad ak ste zástupcom spolupracujúceho partnera, ktorý realizuje uzatvorenie zmluvy so Spoločnosťou a navštívite územie Spoločnosti, potom sa osobné údaje spracúvajú vo forme uvedenej v bode 3.3 o zástupcoch spolupracujúceho partnera (pre uzatvorenie a plnenie zmluvy), ako aj v bode 3.2 o návštevníkoch (kamerový dohľad a zabezpečenie priepustkového režimu). Ak chcete presnejšie zistiť, aké osobné údaje a na aké účely o vás spracúvame, posúdite, prosím, formu spolupráce a oboznámte sa s časťami Zásad ochrany osobných údajov, ktoré sú pre vás relevantné.
Spracovanie údajov uchádzačov o pracovné miesto
Spoločnosť spracúva osobné údaje uchádzačov o pracovnú pozíciu na účely zabezpečenia výberového konania zamestnancov na účely vykonania a posúdenia uchádzačov o pracovnú pozíciu a výberu vhodných uchádzačov na vznik pracovnoprávneho vzťahu. Za účelom zistenia vhodnosti uchádzača o pracovnú pozíciu a výberu najvhodnejších uchádzačov na vznik pracovnoprávnych vzťahov sa organizujú výberové konania na obsadenie zamestnancov, vyhlasuje sa voľné pracovné miesto na konkrétnu pozíciu, posudzujú a uchovávajú sa podklady uchádzačov o zamestnanie (napr. motivačný list, životopis, motivačný list), prebieha komunikácia s uchádzačmi, organizujú sa pohovory a získavajú sa spätné väzby, ak uchádzač uviedol poskytovateľa spätnej väzby a jeho kontaktné údaje.
Spoločnosť získava osobné údaje zásadne od samotného uchádzača – z dokumentov žiadosti, ktoré uchádzač predložil spoločnosti (alebo poskytovateľovi náborových služieb, ktorý koná v mene spoločnosti), z informácií, ktoré uchádzač poskytol počas pohovoru. Spoločnosť vyzve najmä uchádzačov, aby neposkytovali osobné údaje, ktoré nie sú potrebné na posúdenie žiadosti o prijatie do zamestnania v Spoločnosti, napríklad fotografiu, informáciu o veku informáciu odhaľujúcu rasovú alebo etnickú príslušnosť, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odboroch, údaje o sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii fyzickej osoby alebo informáciu o zdravotnom stave.
V rámci procesu náboru zamestnancov môžu byť údaje získané aj od tretích strán, ako napríklad od poskytovateľa spätnej väzby určeného uchádzačom; z databázy personálnej spoločnosti, ak je v nej uchádzač registrovaný; zo sociálnych sietí, ak uchádzač sám zverejnil informácie.
Spracované údaje
Meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa uchádzača o pracovnú pozíciu, informácie o vzdelaní (údaje uvedené v dokladoch o vzdelaní a kvalifikácii), informácie o pracovných skúsenostiach, zručnostiach, odborných a osobnostných predpokladoch, ako aj ďalšie údaje, ktoré uchádzač uviedol v dokladoch žiadosti
(napr. žiadosť o prijatie do zamestnania, životopis, motivačný list), spätná väzba bývalého alebo súčasného zamestnávateľa uchádzača o uchádzačovi, rozhodnutie a stanovisko spoločnosti k uchádzačovi, osobné údaje uchádzača, ktoré boli získané pri komunikácii s uchádzačom, počas pohovoru s uchádzačom.
Meno, priezvisko, pracovisko, pozícia, kontaktné údaje – telefónne číslo a/alebo e-mail poskytovateľa spätnej väzby, poskytnutá spätná väzba.
Právny základ
Súhlas dotknutej osoby (článok 6 ods. 1 písm. a) nariadenia) – uchádzač sa prihlási a predloží svoje doklady o prihláške do výberového konania na obsadenie pracovných miest;
Oprávnené záujmy správcu (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia) – posudzovanie uchádzačov, vyhodnocovanie spätnej väzby, výber vhodných uchádzačov na nadviazanie pracovnoprávneho vzťahu, ochrana právnych záujmov spoločnosti;
V určitých prípadoch plnenia zákonnej povinnosti (článok 6 ods. 1 písm. c) nariadenia) – ak regulačné akty určujú záväzné požiadavky pre konkrétnu pozíciu
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Spoločnosť využíva spracovateľa osobných údajov, ktorý v mene a na základe poverenia Spoločnosti zabezpečuje zverejňovanie pracovných oznámení na svojej webovej stránke www.cv.lv, na základe pokynov Spoločnosti a prijímanie, uchovávanie podkladov k žiadosti uchádzačov a ich odovzdávanie Spoločnosti.
Ak uchádzač uviedol kontaktné údaje poskytovateľa spätnej väzby s cieľom získať spätnú väzbu, Spoločnosť môže poskytovateľovi spätnej väzby odovzdať informácie o tom, že príslušný uchádzač žiada o pracovné miesto v Spoločnosti.
Údaje môžu byť odovzdané dozorným orgánom a orgánom činným v trestnom konaní, ak o to spoločnosť požiada alebo ak je to potrebné na ochranu právnych záujmov spoločnosti.
Doba skladovania
Údaje sa budú uchovávať až do ukončenia výberového konania a 6 mesiacov po ukončení výberového konania, aby bolo možné preukázať správny priebeh výberového konania, odpovedať na reklamácie a sťažnosti a riešiť vzniknuté sťažnosti zákonným spôsobom. Osobné údaje sa môžu uchovávať aj dlhšie obdobie, ak je poskytnutý príslušný právny základ (súhlas dotknutej osoby) na použitie zhromaždených údajov v iných výberových konaniach.
Spracovanie údajov návštevníkov územia
Poskytovanie priepustkového režimu
Územie výrobného podniku Spoločnosti je predmetom zvýšeného nebezpečenstva (ďalej len „Objekt“) a navštevuje ho veľké množstvo návštevníkov. V súvislosti s Objektom sa zabezpečujú určité opatrenia na zaistenie bezpečnosti, vrátane obmedzeného prístupu, v súlade s požiadavkami normatívnych aktov. Preto je dôležité zabezpečiť účinné a primerané opatrenia s ohľadom na bezpečnosť a prístup do Objektu, pričom sa vykonáva spracovanie údajov na tieto účely:
Na dosiahnutie uvedených účelov sa môžu osoby zdržiavať na území výrobného závodu spoločnosti len na základe príslušného povolenia v súlade s nariadením o režime prechodu v spoločnosti JSC Olpha. Spracúvanie osobných údajov sa v Spoločnosti vykonáva vydávaním príslušných priepustiek (jednorazové povolenie alebo povolenie s ukončenou platnosťou) a kontrolou dodržiavania stanoveného priepustkového režimu – príchodu osoby na územie objektu a odchodu z územia. Pri vstupe na územie Spoločnosti a výstupe z územia Spoločnosti sa evidujú evidenčné čísla vozidiel prechádzajúcich cez priepusty
Spracované údaje
O prijímateľovi jednorazovej vstupenky: meno, priezvisko, názov zastúpenej spoločnosti, číslo jednorazovej vstupenky, názov navštívenej spoločnosti, informácia o dátume a čase, kedy osoba prišla do Objekta a kedy ho opustila, a v prípade, že na vstup a výstup z Objekta použila vozidlo, tieto informácie – označenie vozidla a evidenčné číslo, číslo jednorazovej vstupenky, informácia o dátume a čase, kedy vozidlo vstúpilo do Objekta a kedy z neho vystúpilo.
Okrem uvedeného objemu údajov o príjemcovi ukončeného preukazu sa spracúvajú tieto osobné údaje: osobné identifikačné číslo, fotografia, funkcia v zastúpenej spoločnosti, doba platnosti ukončeného preukazu, parkovisko, kde je povolené parkovať vozidlo.
Právny základ
Spoločnosť vyžaduje režim prechodu pre plnenie povinností stanovených právnymi predpismi a plnenie úloh vo verejnom záujme – zaistenie bezpečnosti Objekta a osôb v ňom sa nachádzajúcich, ochrany života, zdravia, predchádzanie regionálnej katastrofe, zabezpečenie určitého poriadku v Objekte (dôvod teda vyplýva z článku 6 písm. a), c) a e) Nariadenia).
Režim priepustky je nevyhnutný aj z dôvodu dodržiavania oprávnených záujmov prevádzkovateľa a tretích osôb – Spoločnosti a iných osôb, ktoré sa v Objekte oprávnene zdržiavajú, ochrany práv a majetku pred trestnými činmi, zabezpečenia poriadku v Objekte (dôvodom je oprávnený záujem Spoločnosti – článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia).
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Obchodník s cennými papiermi, ktorý zabezpečuje ochranu Predmetu a koná v mene a na účet Spoločnosti ako spracovateľ Spoločnosti.
Obchodník, ktorý zabezpečuje spracovanie a ukladanie údajov v systéme.
Doba skladovania
3 (tri) mesiace odo dňa poslednej návštevy. Doba uchovávania sa môže predĺžiť, ak sa začne skúška a na vykonanie a ukončenie skúšky sú potrebné informácie o priepustke a jej použití.
Videodohľad na účely prevencie ohrozenia bezpečnosti a ochrany majetku
Na území a v priestoroch spoločnosti sa vykonáva kamerový dohľad na tieto účely:
Na území spoločnosti a v niektorých priestoroch budovy, napríklad v halách, na mieste kontroly priechodov, sú umiestnené kamery videodohľadu. V prípade incidentov a mimoriadnych udalostí sa používajú videokamery pripevnené na odeve. Videodohľad sa nevykonáva v pracovných miestnostiach, kuchyniach/miestnostiach pre voľný čas úradníkov/zamestnancov, sprchách, šatniach, toaletách, lekárskom bode a iných priestoroch podobného typu. Videozáznam sa vyhotovuje bez zvukového záznamu (okrem videokamier, ktoré sa pripevnia na odev v prípade incidentov a mimoriadnych udalostí).
Spracované údaje
Vzhľad (obraz) osoby vstupujúcej do priestoru monitorovania, správanie (činnosti), miesto a čas umiestnenia
Právny základ
Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme (článok 6 ods. 1 písm. e) nariadenia – zaistenie bezpečnosti objektu so zvýšeným nebezpečenstvom a života, ochrana zdravia osôb, ktoré sa v ňom nachádzajú, prevencia regionálnej havárie;
Oprávnené záujmy prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia) – Spoločnosť má oprávnený záujem obmedziť pobyt neoprávnených osôb v objekte so zvýšeným nebezpečenstvom, včas zistiť alebo zabrániť priemyselnej havárii, zabrániť ohrozeniu životne dôležitých záujmov (život, zdravie) osôb zdržiavajúcich sa na území, ako aj predchádzať, zisťovať a zaznamenávať protiprávnu činnosť v súvislosti s ochranou majetku alebo ohrozením života a zdravia iných osôb a identifikovať páchateľa s cieľom predvolať ho pred súd.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Prístup k osobným údajom majú títo spracovatelia údajov:
Doba skladovania
Do 30 dní odo dňa vykonania zápisu. Doba uchovávania sa môže predĺžiť, ak je to potrebné na dosiahnutie vyššie uvedených účelov videodohľadu, napríklad sa začalo vyšetrenie a záznam z videodohľadu je potrebný ako dôkaz na vykonanie a ukončenie vyšetrenia.
Spracúvanie osobných údajov spolupracujúcich partnerov, ich zamestnancov, kontaktných osôb, zástupcov a iných zúčastnených osôb
V rámci vykonávanej obchodnej činnosti Spoločnosť potrebuje spracúvať osobné údaje svojich kooperačných partnerov, ich zamestnancov, kontaktných osôb a zástupcov, aby zabezpečila prípravu, uzatvorenie, kvalitné plnenie a riadenie zmluvy o spolupráci (kúpnej, dodávateľskej, servisnej, autorskej alebo dodávateľskej a inej), aby splnila požiadavky regulačných predpisov, ako aj aby realizovala povinnosti a oprávnené záujmy Spoločnosti vyplývajúce zo zmluvy (napríklad aby sa uistila o ekonomickej bezpečnosti kooperačného partnera a o tom, či nie je prepojený s niektorým zo zamestnancov Spoločnosti).
E-mailová korešpondencia spoločnosti je pod dohľadom a v niektorých prípadoch môžu byť hovory zaznamenávané prostredníctvom volania na telefónne čísla spoločnosti. Spracovanie údajov sa nevykonáva s cieľom pravidelne kontrolovať komunikačné procesy, ale údaje získané ako výsledok spracovania môžu byť použité, ak má Spoločnosť dôvodné podozrenie na neetické alebo nezákonné činnosti. V takom prípade môžu byť osobné údaje odovzdané povereným zamestnancom Spoločnosti, poskytovateľom právnych služieb, ako aj orgánom činným v trestnom konaní.
Spoločnosť získava osobné údaje najmä od spolupracujúceho partnera, keď jej poskytne napríklad svoje údaje alebo údaje o svojom zamestnancovi, dodávateľovi alebo úradníkovi pri uzatváraní zmluvy alebo neskôr v priebehu plnenia zmluvy. Spoločnosť získava osobné údaje z Obchodného registra Lotyšskej republiky kontrolou informácií o členoch predstavenstva partnera Spoločnosti, ako aj od štátnych, samosprávnych a iných právnických osôb, ktoré Spoločnosti poskytujú osobné údaje v súlade s normatívnymi právnymi predpismi. Okrem toho môže Spoločnosť v určitých prípadoch získať osobné údaje zo systému dohľadu nad elektronickou poštou a/alebo zo záznamov telefonických hovorov
Spracované údaje
O spolupracujúcom partnerovi (fyzickej osobe): meno, priezvisko, osobné identifikačné číslo, funkcia, adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa, číslo bežného účtu, podpis, suma na úhradu a dôvody;
O zástupcovi/splnomocnenej osobe spolupracujúceho partnera: meno, priezvisko, osobné identifikačné číslo (alebo dátum narodenia), funkcia, informácie odôvodňujúce zastupovanie, podpis;
O kontaktnej osobe a/alebo zamestnancovi spolupracujúceho partnera: meno, priezvisko, funkcia, telefónne číslo, e-mailová adresa;
Ďalšie osobné údaje v určitých prípadoch: obsah e-mailovej korešpondencie, obsah telefonického hovoru;
Ďalšie osobné údaje, ktorých spracúvanie vyplýva z plnenia zmluvy, napr. autorské zmluvy – informácie o špecializácii autora, skúsenostiach, materiáloch prezentácie, obrazový a zvukový záznam prezentácie; kúpne zmluvy – informácie o vodičských preukazoch spolupracujúcich partnerov (kupujúcich) – číslo vozidla a údaje z pasu pri vydaní produktu, aby bolo možné identifikovať a preukázať, komu je produkt vydaný.
Právny základ
Uzatvorenie a plnenie dohody s dotknutou osobou (článok 6 ods. 1 písm. b) nariadenia), ak sa dohoda uzatvára s partnerom pre spoluprácu, ktorý je fyzickou osobou;
Splnenie zákonnej povinnosti (článok 6 ods. 1 písm. c) nariadenia), napríklad splnenie požiadaviek zákona o účtovníctve, pokiaľ ide o prípravu a uchovávanie zdrojových dokladov;
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia), Spoločnosť má oprávnený záujem zabezpečiť uzatvorenie, plnenie dohôd a spoluprácu v rámci akejkoľvek dohody; viesť dôkazy na ochranu svojich právnych záujmov o uskutočnenej transakcii; spracúvať údaje na pohodlnejšiu organizáciu práce pomocou systému riadenia dohôd; pred uzatvorením dohody sa uistiť o ekonomickej bezpečnosti partnera pre spoluprácu a o tom, či nie je v spojení s niektorým zamestnancom Spoločnosti; predchádzať alebo odhaľovať neetickú alebo nezákonnú činnosť a zabezpečiť dôkazy na vyšetrovanie akejkoľvek takejto činnosti.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Doba skladovania
Pokiaľ sú kontaktné údaje aktualizované alebo pokiaľ je zmluva platná, alebo do doby, kedy sú splnené určité povinnosti (napríklad po prijatí potvrdenia od kupujúceho o prevzatí výrobku sa vymažú údaje o vodičovi, ktorému bol výrobok vydaný na prepravu). Ak sú v zmluve uvedené osobné údaje, uchovávajú sa počas celej doby platnosti zmluvy, ako aj v súlade s existujúcimi premlčacími lehotami na uplatnenie nárokov (3 až 10 rokov) po uplynutí doby platnosti, aby sa v prípade akýchkoľvek nárokov uchovali dôkazy na ochranu ich právnych záujmov o uskutočnenej spolupráci, ako aj na plnenie účtovných požiadaviek. Na účely preukázania neetickej alebo nezákonnej činnosti sa získané informácie môžu spracúvať až do okamihu uplatnenia právneho záujmu.
Osobné údaje spracúvame na účely identifikácie, skúmania a monitorovania spolupracujúcich partnerov s cieľom vylúčiť účasť spoločnosti na praní špinavých peňazí, financovaní terorizmu a hromadného ničenia, porušovaní, vyhýbaní sa zákonu o medzinárodných sankciách a vnútroštátnych sankciách Lotyšskej republiky alebo pokuse vyhnúť sa plneniu sankcií, ako aj s cieľom zabezpečiť pokračovanie činnosti Spoločnosti, efektívne a včasné riadenie reputačných rizík (napríklad zamedzením zmrazenia platieb a finančných prostriedkov z dôvodu rizík Sankcií prania špinavých peňazí a financovania terorizmu a šírenia zbraní hromadného ničenia, ktoré identifikovala úverová inštitúcia, v ktorej Spoločnosť vykonáva a prijíma platby). V rámci takéhoto spracovania získavame potrebné informácie a dokumentáciu (dotazníky, vyhlásenia, výkazy), realizujeme preverovanie spolupracujúcich partnerov a spriaznených osôb (vlastník, skutočný vlastník, funkcionár, člen predstavenstva), ako aj vykonávame monitorovanie pomocou riešení poskytovaných tretími stranami.
Spracované údaje
Meno, priezvisko, osobné identifikačné číslo (ak neexistuje – dátum, mesiac, rok narodenia, číslo osobného identifikačného dokladu a dátum vydania, krajina a orgán, ktorý ho vydal); štátna príslušnosť; krajina obvyklého pobytu;
forma, akou sa kontrola nad kapitálovou spoločnosťou realizuje (1. prostredníctvom postavenia v právnickej osobe (ak je BO priamym vlastníkom alebo priamo ovláda právnickú osobu) – ako akcionár alebo spoločník; 2. ako samostatná osoba, ktorá ovláda (ak je BO nepriamym vlastníkom alebo nepriamo ovláda kapitálovú spoločnosť) – na základe autorizačnej zmluvy, na základe majetkových práv (napríklad ak je BO vlastníkom člena alebo akcionára kapitálovej spoločnosti – právnickej osoby), prostredníctvom právneho usporiadania ako zakladateľ, prostredníctvom právneho usporiadania ako oprávnená osoba, prostredníctvom právneho usporiadania ako konateľ alebo na základe obchodných vzťahov; 3. iné);
Informácie o osobe, prostredníctvom ktorej sa kontrola vykonáva (pri fyzickej osobe meno, priezvisko, osobné identifikačné číslo, ak osoba nemá osobné identifikačné číslo, dátum, mesiac a rok narodenia), ďalšie informácie získané z vyplnených dotazníkov, vyhlásení, výkazov alebo vyhľadávania informácií a ako výsledok monitorovania s využitím služieb ponúkaných tretími stranami
Právny základ
Spracúvanie údajov vykonávané vo verejnom záujme (článok 6 ods. 1 písm. e) nariadenia a pri spracúvaní osobných údajov osobitných kategórií – článok 9 ods. 2 písm. g) nariadenia).
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia), Spoločnosť má oprávnený záujem zabezpečiť plynulosť svojej činnosti, účinné a včasné riadenie reputačných rizík (napríklad predchádzaním zmrazeniu platieb a finančných prostriedkov z dôvodu rizík sankcií alebo prania špinavých peňazí a financovania terorizmu a šírenia zbraní hromadného ničenia, ktoré by identifikovala úverová inštitúcia, v ktorej Spoločnosť vykonáva a prijíma platby)
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Dozorné a daňové orgány, orgány činné v trestnom konaní – pre výkon ich funkcií v nevyhnutnom rozsahu; audítori, finanční a právni poradcovia, ako aj iní poskytovatelia služieb – ak je to potrebné v rámci poskytovaných služieb; spoločnosti skupiny Olpha – v rámci poskytovania vzájomných služieb; poskytovatelia informačných systémov a databáz (napríklad poskytovatelia obchodných registrov a platforiem pre dohľad nad sankciami, poskytovatelia vyhľadávacích služieb)
Doba skladovania
Osobné údaje zhromaždené na účely identifikácie a štúdia zákazníka sa uchovávajú počas celej doby platnosti transakcií, ako aj 5 (päť) rokov po ukončení právnych vzťahov.
V určitých prípadoch, keď služba, ktorú má poskytnúť spolupracujúci partner, zahŕňa vykonávanie prác určitého druhu na území spravovanom Spoločnosťou, budeme musieť spracúvať osobné údaje vykonávateľa prác v rámci našich oprávnených záujmov a zabezpečenia plnenia požiadaviek regulačných predpisov v oblasti životného prostredia a ochrany práce – za účelom vykonania úvodných pokynov v oblasti ochrany práce, poučenia na pracovisku, cieľového poučenia, protipožiarneho poučenia, poučenia o ochrane životného prostredia, ako aj na vykonanie poučenia o vykonávaní nebezpečných prác (nebezpečenstvo požiaru, pod elektrickým vedením, práca s ľudskými výťahmi a pod.).
Spracované údaje
Na oboznámenie sa s pokynmi: meno, priezvisko, osobné číslo, funkcia, názov spoločnosti, podpis pri oboznámení sa s pokynom;
Pri plnení úloh na nebezpečných prácach: meno, priezvisko, práca, ktorá sa má vykonať, pozícia, názov spoločnosti, podpis, čas/obdobie vykonávania prác, obdobie dohľadu
Právny základ
Plnenie zákonnej povinnosti (článok 6 ods. 1 písm. c)) a príslušné nariadenia vlády (č. 749 „Predpisy týkajúce sa školení v oblasti ochrany práce“, č. 238 „Predpisy o požiarnej bezpečnosti“ atď.);
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia) – zabezpečenie plnenia normy 14 001 ISO, aby všetci vykonávatelia práce boli informovaní o politike životného prostredia, aspektoch.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
SLI, SP, SFRS, ako aj iné dozorné orgány a orgány činné v trestnom konaní, ak dostanú odôvodnenú písomnú žiadosť.
Doba skladovania
Information about becoming acquainted with instructions: 3 years;
Assignment data: 3 days after completion of works.
Spracovanie údajov zdravotníckych pracovníkov
Spoločnosť má záujem komunikovať so špecialistami v oblasti zdravotnej starostlivosti (ďalej len „špecialisti“) osobne, formou telefonického rozhovoru alebo elektronickej korešpondencie, prostredníctvom individuálnej komunikácie s konkrétnym špecialistom. V rámci tejto komunikácie sú s cieľom propagácie produktov a podpory vzdelávania Špecialistov poskytované informácie o produktoch Spoločnosti, ako aj spoločností skupiny Spoločnosti (vrátane použitia, balenia, dávkovania, doplnkov, zmien v popise, návodov na použitie); o seminároch a iných podujatiach organizovaných pre Špecialistov; o vedeckom výskume, vedeckom vývoji, nových metódach v oblasti farmakológie; o možnostiach zapojiť sa do výskumu, poskytnúť odborné stanovisko; o ďalších aktuálnych záležitostiach Spoločnosti a spoločností jej skupiny.
Za účelom realizácie vyššie uvedeného právneho procesu komunikácie spoločnosť získava súhlas špecialistov a po použití informačného systému poskytnutého treťou stranou eviduje a uchováva údaje o špecialistoch, spravuje súhlasy, ktoré špecialisti udelili, neudelili alebo odvolali, využíva možnosti, ktoré poskytuje informačný systém na zasielanie komunikácie v elektronickej podobe, ako aj na zaznamenávanie uskutočnenej komunikácie a jej správu.
Spracované údaje
O zdravotníckom pracovníkovi: meno, priezvisko, e-mailová adresa a/alebo telefónne číslo, adresa (za účelom osobného stretnutia), špecializácia, pracovisko, funkcia, krajina výkonu povolania, dátum/-y stretnutia, stav súhlasu: „Súhlas je prijatý“ a dátum prijatia súhlasu; „Súhlas s obmedzeniami“ a poznámka o komunikačnom formulári alebo iné obmedzenie, napríklad „želá si komunikovať len formou osobných návštev“, „len e-mailom“, „len telefonicky“; alebo „Súhlas je vyžiadaný“ alebo „Súhlas je odmietnutý/odvolaný“ a dátum odvolania súhlasu.
Právny základ
Súhlas dotknutej osoby (článok 6 ods. 1 písm. a) nariadenia) na komunikáciu (osobnú, vo forme telefonického hovoru alebo elektronickej korešpondencie) o:
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia):
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Osobné údaje sa prenášajú spracovateľovi (Proxima Research s.r.o., Slovensko) – poskytovateľovi služieb, ktorý zabezpečuje technické uchovávanie údajov, správu v systéme a zasielanie komunikácie v elektronickej podobe. V rámci uchovávania údajov a technickej podpory môžu byť údaje prenesené na čiastkových spracovateľov so sídlom mimo EÚ/EHP na základe uzatvorenia zmluvy, ktorá obsahuje štandardné doložky o ochrane údajov schválené Európskou komisiou.
Údaje sa môžu preniesť dozorným orgánom a orgánom právnej ochrany, ak je doručená písomná odôvodnená žiadosť.
Doba skladovania
Až do odvolania súhlasu, vyjadrenia žiadosti o ukončenie komunikácie alebo žiadosti o zastavenie spracúvania osobných údajov alebo vymazanie či likvidáciu spracúvaných osobných údajov, pokiaľ neexistuje iný účel a právny základ spracúvania osobných údajov. Ak napríklad osoba odvolá svoj súhlas, Spoločnosť na základe oprávnených záujmov uchováva osobné údaje ešte 5 (päť) rokov od odvolania súhlasu, aby sa zabezpečilo, že konkrétna osoba už nebude požiadaná o udelenie súhlasu, ako aj aby sa v prípade akýchkoľvek nárokov alebo sťažností poskytol dôkaz o zákonnosti spracúvania do odvolania súhlasu.
Spoločnosť zriadila a zabezpečuje prevádzku vzdelávacieho portálu „Open Olpha“ (ďalej len „portál“), ktorý je určený pre zdravotníckych špecialistov (ďalej len „špecialisti“). Registrovaným používateľom portálu sa poskytuje možnosť získať aktuálne kurzy v systéme elektronického vzdelávania a oboznámiť sa s aktuálnymi informáciami o produktoch spoločnosti JSC Olpha. Spoločnosť vykonáva spracúvanie osobných údajov s cieľom:
Spracované údaje
O špecialistovi na zdravotnú starostlivosť: meno, priezvisko; e-mailová adresa, telefónne číslo; meno a heslo používateľa pre prístup na Portál; informácie o špecializácii; informácie o pracovisku; informácie o Podujatiach, na ktorých sa zúčastňuje, zúčastnil alebo plánuje zúčastniť (prihlásil sa na ne); získané body ďalšieho vzdelávania ako výsledok účasti na Podujatiach; informácie zahrnuté v komunikácii zdravotníckeho pracovníka a Spoločnosti, ktorá prebieha na Portáli, počas Podujatí alebo prostredníctvom e-mailu, telefónne číslo; obrazový a zvukový záznam z priebehu Podujatí, vrátane online Podujatí, ktoré Spoločnosť plánuje realizovať za účelom sprístupnenia záznamu z priebehu Podujatí iným zdravotníckym pracovníkom na účely vzdelávania (preto môžu byť spracované informácie o účasti zdravotníckeho pracovníka na Podujatiach, o položených otázkach, iných aktivitách počas Podujatí; informácie o aktivitách zdravotníckeho pracovníka na Portáli (napríklad informácie, kedy bol zriadený účet, kedy bolo vykonané pripojenie a odpojenie od účtu, z akej IP adresy bol účet používaný, informácie o tom, ako dlho sa na Portáli zdržiaval).
Právny základ
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia), Spoločnosť má oprávnené záujmy na zabezpečenie výkonu obchodnej činnosti; na zabezpečenie možnosti vzdelávania špecialistov; na rozvoj, analýzu a plánovanie obchodnej činnosti Spoločnosti; na propagáciu imidžu, produktov a podujatí Spoločnosti a spoločností jej skupiny pre špecialistov; získavanie informácií od Špecialistov o produktoch Spoločnosti, spoločností jej skupiny, aby bolo možné v prípade potreby vykonať zlepšenia, zmeny; nadviazanie pozitívnej spolupráce a komunikácie so Špecialistami; riadenie právnych a iných typov rizík (napríklad rizík v oblasti informačnej bezpečnosti).
Súhlas dotknutej osoby (článok 6 ods. 1 písm. a) nariadenia) kontaktovať špecialistu e-mailom, telefonicky alebo prísť osobne na uvedenú adresu a poskytnúť informácie o ďalších aktuálnych akciách spoločnosti a spoločností jej skupiny a o výrobkoch distribuovaných spoločnosťou a spoločnosťami jej skupiny (vrátane používania výrobkov, balenia, dávkovania, doplnkov, zmien v popise, návodov na použitie).
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Osobné údaje sa prenášajú spracovateľovi s cieľom zabezpečiť uchovávanie osobných údajov, zasielanie informácií určených Spoločnosťou príjemcovi určenému Spoločnosťou. Údaje sa môžu prenášať mimo EÚ/EHP na základe uzatvorenia zmluvy, ktorá obsahuje štandardné doložky o ochrane údajov schválené Európskou komisiou.
Údaje sa môžu preniesť dozorným orgánom a orgánom právnej ochrany, ak je doručená písomná odôvodnená žiadosť.
Na účely vzdelávania špecialistov môže byť záznam udalostí umiestnený na webovej stránke Spoločnosti alebo na webovej stránke spolupracujúceho partnera Spoločnosti (vrátane iného správcu).
Doba skladovania
Po dobu, kým je používateľ portálu aktívny, ako aj ďalších 5 (päť) rokov odo dňa ukončenia činnosti. Ak je spracúvanie založené na súhlase udelenom dotknutou osobou, potom sa údaje uchovávajú počas celej doby platnosti súhlasu, ako aj 5 (päť) rokov od odvolania súhlasu, aby sa zabezpečilo, že konkrétna osoba už nie je požiadaná o udelenie súhlasu, ako aj aby sa v prípade akýchkoľvek nárokov alebo sťažností poskytol dôkaz o zákonnom priebehu spracúvania až do odvolania súhlasu.
Záznamy o podujatiach sa môžu ukladať a sprístupňovať špecialistom dovtedy, kým vzdelávacie informácie poskytnuté v rámci podujatí nie sú relevantné. Spoločnosť pravidelne vyhodnocuje aktuálnosť záznamu Podujatí.
Správa o vedľajších účinkoch lieku predložená pacientom môže obsahovať osobné údaje zdravotníckeho pracovníka alebo takúto správu môže predložiť zdravotnícky pracovník. Viac informácií o spracúvaní osobných údajov, ktoré spoločnosť vykonáva po prijatí správy o vedľajších účinkoch lieku, nájdete v bode 3.5 týchto zásad ochrany osobných údajov.
Spracúvanie osobných údajov predkladateľov správy o vedľajších účinkoch lieku alebo informácií uvedených v správe o vedľajších účinkoch lieku
Spoločnosť spracúva osobné údaje uvedené v hlásení o vedľajších účinkoch liekov (ďalej len „hlásenie“) za účelom plnenia povinností stanovených Spoločnosti regulačnými právnymi predpismi – získavať, zhromažďovať, analyzovať a posudzovať informácie o pozorovaných vedľajších účinkoch liekov. V rámci plnenia týchto povinností Spoločnosť posudzuje Hlásenie, analyzuje informácie v ňom obsiahnuté, v prípade potreby kontaktuje predkladateľa Hlásenia alebo, ak pacient poskytol súhlas, kontaktuje lekára pacienta s cieľom získať dodatočné informácie. Hlásenia o vedľajších účinkoch liekov môžu byť prijaté aj počas telefonického rozhovoru, v súlade s tým sa vyhotovujú záznamy telefonických hovorov, a ak je hlásenie podané telefonicky, potom sa získava hlasový zvukový záznam, aby sa riadne zabezpečilo zaznamenanie prijatého Hlásenia, posúdenie informácií a uloženie dôkazov o prijatom Hlásení. Všetky prijaté a spracované informácie sú potrebné na to, aby pomohli minimalizovať a eliminovať možné riziko súvisiace s používaním liekov, ako aj na podporu bezpečného používania liekov.
Spoločnosť začne spracúvať osobné údaje po predložení správy. Správa predložená pacientom môže obsahovať osobné údaje zdravotníckeho pracovníka. Správu môže predložiť aj samotný pacient, jeho zástupca (napríklad právnik alebo rodič o dieťati) alebo odborník na zdravotnú starostlivosť. Ak Správu podáva zástupca pacienta, táto osoba nesie plnú zodpovednosť a zabezpečuje, že má v súlade s Nariadením právo poskytnúť Spoločnosti osobné údaje pacienta, vrátane udelenia súhlasu v mene pacienta, aby Spoločnosť kontaktovala lekára pacienta, a zástupca je povinný poskytnúť pacientovi informácie uvedené v týchto Zásadách ochrany osobných údajov v súvislosti s vykonávaným spracovaním osobných údajov.
Spoločnosť vykonáva pseudonymizáciu prijatých osobných údajov, ale poskytnutie osobných údajov, ich uvedenie v Hlásení, je potrebné na to, aby Spoločnosť mohla v prípade potreby získať dodatočné informácie o situácii opísanej v Hlásení a aby Spoločnosť mohla určiť, či sa viaceré hlásenia týkajú toho istého prípadu alebo viacerých prípadov vedľajších účinkov spôsobených liekmi. Odporúčame vám poskytnúť len informácie požadované vo formulári Hlásenia podľa pokynov uvedených vo formulári Hlásenia.
Spracované údaje
O pacientovi:
O zdravotníckom pracovníkovi a/alebo zástupcovi pacienta:
Ak sa správa podáva telefonicky, okrem uvedených osobných údajov sa získava aj hlasový zvukový záznam, aby sa riadne zabezpečilo zaznamenanie prijatej správy, vyhodnotenie informácií a uchovanie dôkazov o prijatej správe.
Právny základ
Plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia), zákon o liekoch, nariadenie vlády č. 47 „Postupy farmakovigilancie“ prijaté 22. januára 2013, nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 726/2004 z 31. marca 2004, ktorým sa stanovujú postupy Spoločenstva pri povoľovaní liekov na humánne použitie a na veterinárne použitie a pri vykonávaní dozoru nad týmito liekmi a ktorým sa zriaďuje Európska agentúra pre lieky a čl. 9 ods. 2 písm. g) a i) nariadenia
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Spoločnosť využíva sprostredkovateľa osobných údajov, ktorý v mene a na účet Spoločnosti zabezpečuje technickú údržbu databázy úložísk na základe pokynov Spoločnosti.
V prípade získania povolenia pacienta je spoločnosť oprávnená kontaktovať lekára pacienta s cieľom získať dodatočné informácie na splnenie povinností stanovených regulačnými predpismi.
V prípadoch stanovených regulačnými predpismi sa osobné údaje v pseudonymizovanej podobe odovzdávajú inštitúcii, ktorá vykonáva dohľad nad spoločnosťou – Štátnej agentúre pre lieky Lotyšskej republiky, Európskej agentúre pre lieky, databáze hlásení o liekoch „Eudravigilance“ Európskej agentúry pre lieky, alebo po prijatí odôvodnenej písomnej žiadosti inej inštitúcii, ktorá tieto informácie potrebuje na plnenie svojich povinností.
Doba skladovania
Pokiaľ je výrobok registrovaný a ďalších 10 rokov po skončení platnosti povolenia na obchodovanie s konkrétnymi liekmi
Spracovanie osobných údajov účastníka klinického výskumu
Spoločnosť vykonáva klinické štúdie s cieľom získať potvrdenie bezpečnosti a účinnosti liekov v ľudskom organizme. Tieto štúdie sú dôležitým krokom v procese registrácie liekov a poskytujú fakty založené na dôkazoch pri posudzovaní prínosov a rizík. Spoločnosť každoročne vykonáva rôzne typy klinických štúdií (štúdie bioekvivalencie, účinnosti a bezpečnosti liekov) vo viacerých krajinách v súlade s právnymi predpismi EÚ a vnútroštátnymi právnymi predpismi, pričom sa riadi usmerneniami správnej klinickej praxe (GCP).
Spracované údaje
Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme (čl. 6 ods. 1 písm. e) Nariadenia) a spracúvanie je nevyhnutné z dôvodu verejného záujmu v oblasti verejného zdravia (čl. 9 ods. 2 písm. i) Nariadenia), ako aj zákona o liekoch a nariadenia vlády č. 289 (prijatého 23.03.2010) a dotknutá osoba udelila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero konkrétnych účelov (čl. 9 ods. 2 písm. a) Nariadenia).
Právny základ
Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme (čl. 6 ods. 1 písm. e) Nariadenia) a spracúvanie je nevyhnutné z dôvodu verejného záujmu v oblasti verejného zdravia (čl. 9 ods. 2 písm. i) Nariadenia), ako aj zákona o liekoch a nariadenia vlády č. 289 (prijatého 23.03.2010) a dotknutá osoba udelila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero konkrétnych účelov (čl. 9 ods. 2 písm. a) Nariadenia).
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Údaje sú plne k dispozícii výskumným a výskumným organizáciám, dozorným orgánom v rámci plnenia úloh, ktoré im boli pridelené.
Doba skladovania
Údaje sa uchovávajú najmenej päť rokov po registrácii skúšaného výrobku.
Základné dokumenty sa uchovávajú dlhšie, ak je to stanovené v právnych predpisoch o postupe pri uchovávaní zdravotnej dokumentácie alebo v zmluve uzatvorenej medzi zadávateľom a výskumníkom.
Zdravotná dokumentácia vyšetrovaných osôb sa uchováva v súlade s právnymi predpismi o postupe pri vedení zdravotnej dokumentácie.
Spracovanie osobných údajov účastníka pozorovania liekov
Pri pozorovaní používania liekov sa zhromažďujú len také údaje, ktoré pozorovateľ (lekár) získa pri svojej profesionálnej činnosti na základe názoru na zdravotný stav pacienta a jeho liečbu. Na pacientoch sa nevykonávajú ďalšie diagnostické a monitorovacie postupy a na analýzu získaných údajov sa používajú epidemiologické metódy. Spoločnosť organizuje monitorovanie používania liekov s cieľom vyhodnotiť možnosti liečby a lepšie pomôcť ľuďom so zdravotnými problémami, na liečbu ktorých sú sledované lieky určené.
Spracované údaje
Informácie, ktoré spoločnosť spracúva o pacientovi: pseudonymizované identifikačné údaje, zdravotné údaje – anamnéza, výsledky testov a iných vyšetrení, demografické údaje – pohlavie, vek a ďalšie informácie v závislosti od špecifík sledovaných liekov.
Právny základ
Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme (čl. 6 ods. 1 písm. e) Nariadenia) a spracúvanie je nevyhnutné z dôvodu verejného záujmu v oblasti verejného zdravia (čl. 9 ods. 2 písm. i) Nariadenia), ako aj zákona o liekoch a nariadenia vlády č. 289 (prijatého 23.03.2010) a dotknutá osoba udelila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero konkrétnych účelov (čl. 9 ods. 2 písm. a) Nariadenia).
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Údaje sú v plnom rozsahu k dispozícii osobe vykonávajúcej pozorovanie – ošetrujúcemu lekárovi, ako aj inštitúciám, ktoré majú podľa zákona o zdravotnej starostlivosti právo oboznámiť sa s informáciami o pacientovi.
Doba skladovania
Údaje sa uchovávajú najmenej päť rokov po registrácii skúšaného výrobku.
Základné dokumenty sa uchovávajú dlhšie, ak je to stanovené v právnych predpisoch o postupe pri uchovávaní zdravotnej dokumentácie alebo v zmluve uzatvorenej medzi zadávateľom a výskumníkom.
Zdravotná dokumentácia vyšetrovaných osôb sa uchováva v súlade s právnymi predpismi o postupe pri vedení zdravotnej dokumentácie.
Spracovanie osobných údajov návštevníka alebo účastníka nami organizovaných podujatí
Ak ste návštevníkom alebo účastníkom podujatí organizovaných spoločnosťou, vaše údaje môžu byť spracované na účely organizácie, usporiadania a popisu podujatia. Objem spracúvaných osobných údajov môže byť rôzny s ohľadom na povahu a špecifiká konkrétneho podujatia, napríklad Spoločnosť môže organizovať a hradiť seminár, konferenciu alebo exkurziu pre svojich spolupracujúcich partnerov, ich zástupcov a zamestnancov. Spoločnosť má záujem na vytváraní pozitívneho obrazu na verejnosti, preto sa podujatia organizované Spoločnosťou môžu fotografovať a/alebo filmovať a získané materiály sa môžu po výbere zverejniť na webovej stránke Spoločnosti aj na účtoch na sociálnych sieťach, v novinách, časopisoch alebo iných kanáloch.
Spracované údaje
O návštevníkovi alebo účastníkovi podujatia:
meno, priezvisko, odbornosť, pozícia, zastúpená spoločnosť a ďalšie údaje v závislosti od špecifík podujatia.
Na účely propagácie – údaje z miesta konania podujatia sú zaznamenané na fotografiách alebo videozáznamoch.
Právny základ
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia) – organizovanie podujatí pre svojich zákazníkov alebo spolupracujúcich partnerov, ako aj zabezpečenie publicity organizovaných podujatí.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Údaje môžu byť k dispozícii týmto spracovateľom – fotografom, poskytovateľovi archivačných služieb, technickému správcovi databázy, ako aj iným poskytovateľom služieb, ktorí môžu v rámci svojich služieb konať ako spracovatelia alebo ako tretie strany (nezávislí správcovia údajov).
Údaje môžu byť odovzdané dozorným orgánom a orgánom činným v trestnom konaní, ak bola doručená odôvodnená písomná žiadosť alebo ak má spoločnosť dôvod chrániť svoje oprávnené záujmy tým, že sa obráti na orgány činné v trestnom konaní.
Fotografie, videá a všeobecné informácie o podujatí budú verejne dostupné.
Doba skladovania
Doba uchovávania údajov je stanovená tak, aby zohľadňovala potreby organizácie podujatia, ako aj požiadavky zákona o účtovníctve.
Zatiaľ čo propagačné materiály sa budú uchovávať bez obmedzenej doby skladovania, aby sa zabezpečilo vytvorenie historickej pamäte spoločnosti.
Spracovanie osobných údajov odosielateľa listu, podania, žiadosti alebo sťažnosti
Ak sa na Nás obrátite písomne, po prijatí vášho listu, podania, žiadosti alebo sťažnosti má Spoločnosť právny záujem na ich spracovaní – zaevidovať došlú korešpondenciu v denníku, oboznámiť sa s jej obsahom, odovzdať ju na posúdenie zamestnancovi zodpovednému za konkrétnu oblasť, rozhodnúť a pripraviť odpoveď vo veci samej, ako aj uložiť za účelom preukázania všetku korešpondenciu, ktorá vznikla v súvislosti s konkrétnym podaním, žiadosťou alebo sťažnosťou, za účelom riešenia prípadných budúcich nárokov.
Spracované údaje
O predkladateľovi: meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, korešpondenčná adresa; všetky informácie uvedené v predloženom dokumente; všetky informácie získané počas posudzovania predloženého dokumentu
Právny základ
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia) – spracovať prijaté podanie, žiadosť, sťažnosť, vybaviť ju a oznámiť prijaté rozhodnutie, ako aj uložiť dôkazy na účely vybavenia ďalších sťažností.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Údaje môžu byť k dispozícii týmto spracovateľom – poskytovateľovi archivačných služieb, technickému správcovi databázy alebo iným osobám, ktoré súvisia s poskytovaním služieb Spoločnosti.
Údaje môžu byť odovzdané dozorným orgánom a orgánom činným v trestnom konaní, ak je doručená odôvodnená písomná žiadosť alebo ak spoločnosť potrebuje chrániť svoje právne záujmy.
Doba skladovania
Doba uchovávania údajov sa určuje s ohľadom na platné premlčacie lehoty (až 10 rokov).
Spracovanie osobných údajov príjemcu štipendia poskytnutého spoločnosťou JSC Olpha
Promoting the development of the chemical and pharmaceutical industries, the Company actively cooperates with SIA Centrālā laboratorija (LLC), Latvian Association of Chemical and Pharmaceutical Entrepreneurs, as well as with Latvian universities in projects aimed at increasing the knowledge and experience of students and teaching staff in pharmaceutical and chemistry study programs. As part of this cooperation, the Company implements a student scholarship program. To apply for a scholarship, a student applying for a scholarship shall fill in the electronic application form on the Company’s website: https://starpmumsirkimija.lv . Upon receiving applications, the Company evaluates them and makes a decision on awarding scholarships to the best applicants. The Company is interested in publishing photos and general information about the winners in order to create interest in natural sciences and promote the Company as a socially responsible company.
Spracované údaje
O žiadateľovi: meno, priezvisko; telefónne číslo a e-mail; vzdelávacia inštitúcia a študijný program; školské výsledky a študijné úspechy; osobnostné aspekty – motivácia, obetavosť, zapojenie do vzdelávacieho procesu; spätná väzba od vzdelávacích inštitúcií; ako aj ďalšie informácie, ktoré žiadateľ uviedol v žiadosti alebo poskytol počas pohovoru; číslo bežného účtu úverovej inštitúcie na výplatu štipendia; ako aj na propagáciu – meno, priezvisko, fotografia víťazov súťaže, informácie o vzdelávacej inštitúcii a študijnom programe, študijné úspechy a ďalšie pozitívne informácie.
Právny základ
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) nariadenia) – vykonávanie opatrení spoločenskej zodpovednosti na podporu mladých učiteľov chémie a podporu záujmu detí a mládeže o prírodné vedy, najmä chémiu, ako aj zabezpečenie publicity informovaním o opatreniach spoločenskej zodpovednosti prijatých na podporu mladých učiteľov chémie a podporu záujmu detí a mládeže o prírodné vedy. Uzatvorenie a plnenie dohody s dotknutou osobou (článok 6 ods. 1 písm. b) nariadenia) – dohoda sa uzatvára s víťazmi súťaže o poskytnutí štipendia.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Údaje môžu byť k dispozícii týmto spracovateľom – fotografom, poskytovateľovi archivačných služieb, technickému správcovi databázy alebo iným osobám, ktoré súvisia s poskytovaním služieb spoločnosti. Štátnym orgánom v prípadoch stanovených právnymi predpismi, napríklad Štátnemu daňovému úradu. Propagačné fotografie a všeobecné informácie o výhercoch budú verejne dostupné.
Doba skladovania
Plánuje sa, že údaje sa budú uchovávať 5 rokov po poskytnutí podpory, aby sa splnili požiadavky zákona o účtovníctve.
Propagačné materiály sa budú uchovávať bez obmedzenej doby uloženia, aby sa zabezpečilo vytvorenie historickej pamäte spoločnosti.
Ak požiadate o poskytnutie daru
Spoločnosť môže v súlade so svojou filozofiou, obchodnou stratégiou a predmetom činnosti realizovať určité sponzorské projekty a podporovať iniciatívy – dary. Spoločnosť poskytuje možnosť podávať žiadosti o sponzorské projekty a projekty verejnej podpory na svojej webovej stránke vyplnením formulára žiadosti na webovej stránke.
Ak žiadateľ pri podávaní žiadosti o sponzorstvo poskytne údaje inej fyzickej osoby (konajúcej v mene alebo na účet takejto osoby), potom je žiadateľ zodpovedný za poskytnutie právneho základu v súlade so všeobecným nariadením o ochrane údajov na poskytnutie údajov spoločnosti na účely podania žiadosti o sponzorstvo a je tiež zodpovedný za informovanie príslušných iných fyzických osôb o prebiehajúcom spracúvaní údajov a oboznámenie sa s týmito zásadami ochrany osobných údajov. Spoločnosť odporúča neposkytovať údaje o zdravotnom stave inej fyzickej osoby, ako aj neposkytovať Spoločnosti osobné údaje, ktoré nie sú potrebné na posúdenie žiadosti, ako je fotografia, národnostný alebo etnický pôvod, rodinný stav, členstvo v politickej strane, zamestnaneckej odborovej organizácii alebo inej verejnej organizácii, náboženské vyznanie , alebo informácie o náboženskom presvedčení, alebo dokumenty a podrobné informácie o vašom zdravotnom stave. Ak budú na posúdenie žiadosti potrebné konkrétne dodatočné informácie alebo dokumenty, spoločnosť požiada žiadateľa o ich predloženie alebo predloženie.
Spoločnosť spracúva osobné údaje žiadateľa na účely posúdenia predloženej žiadosti Spoločnosti, rozhodnutia o poskytnutí podpory a v prípade kladného rozhodnutia uzatvorenia darovacej (darovacej) zmluvy a realizácie práv a povinností uvedených v zmluve, vrátane zabezpečenia splnenia požiadavky obsiahnutej v žiadosti.
Spracované údaje
O žiadateľovi o dar:
ktoré sa majú podporovať;
Právny základ
Súhlas (článok 6 ods. 1 písm. a) nariadenia) – v súvislosti s podaním žiadosti, ako aj súhlas so spracovaním údajov osobitných kategórií (článok 9 ods. 2 písm. a) nariadenia), ak žiadosť obsahuje údaje o zdravotnom stave alebo iné údaje osobitných kategórií; uzavretie a plnenie zmluvy s dotknutou osobou (článok 6 ods. 1 písm. b) nariadenia) – v súvislosti s uzavretím a plnením darovacej/darovanej zmluvy.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
Údaje môžu byť odovzdané dozorným orgánom a orgánom činným v trestnom konaní, ak bola doručená odôvodnená písomná žiadosť alebo ak má spoločnosť dôvod chrániť svoje oprávnené záujmy tým, že sa obráti na orgány činné v trestnom konaní.
V prípade podpory športovcov by sa údaje mohli zverejniť na webovej stránke, na účte na Facebooku (v tomto prípade je tento aspekt stanovený v zmluve o podpore alebo zahrnutím vyhlásenia o odmietnutí zodpovednosti v e-maile o spracovaní údajov na účely propagácie, napr. účastníkov maratónu).
Doba skladovania
5 rokov po poskytnutí podpory, aby boli splnené požiadavky zákona o účtovníctve.
Spracovanie údajov z oznámenia oznamovateľa
Spoločnosť spracúva osobné údaje oznamovateľov s cieľom splniť povinnosť stanovenú v zákone o whistleblowingu – prijať, preveriť a prešetriť oznámenie oznamovateľa o porušení zákona v Spoločnosti, zabezpečiť náležitú ochranu oznamovateľa (aj ochranu príbuzného a/alebo spriaznenej osoby oznamovateľa) a podporiť porozumenie verejnosti v oblasti whistleblowingu. V rámci tohto konania môže Spoločnosť vykonávať spracúvanie osobných údajov aj v rámci realizácie svojich oprávnených záujmov, a to za účelom ochrany záujmov dôležitých pre Spoločnosť – zabezpečenia efektívneho preverenia oznámenia oznamovateľa, realizácie práva Spoločnosti na ochranu hodnôt a dobrého mena Spoločnosti, ochrany a udržateľnosti ekonomických záujmov Spoločnosti, ako aj zabezpečenia odhalenia porušenia interného normatívneho aktu, predchádzania trestnému činu a inej protiprávnej činnosti, predchádzania možnej alebo aktuálnej škode, strate alebo porušeniu práv.
Spracované údaje
O oznamovateľovi: meno, priezvisko, kontaktné údaje pre komunikáciu (adresa, e-mailová adresa alebo telefónne číslo), informácie o vzťahu oznamovateľa k Spoločnosti (napríklad zamestnanec, poskytovateľ služieb), informácie o skutočnosti, či oznamovateľ už predtým oznámil porušenie, iné informácie o oznamovateľovi, ktoré sú uvedené v oznámení oznamovateľa alebo ktoré sú získané a použité v rámci preverovania oznámenia oznamovateľa, ak bez týchto informácií nie je možné hodnotne preveriť oznámenie oznamovateľa alebo prípad porušenia, ktorý bol na jeho základe začatý.
O príbuznom a/alebo spriaznenej osobe oznamovateľa: môžu to byť osobné údaje ako meno, priezvisko, kontaktné informácie, funkcia v spoločnosti.
Právny základ
Plnenie zákonnej povinnosti a spracúvanie vo verejnom záujme (článok 6 ods. 1 písm. c) a e) nariadenia) vyplývajúce zo zákona o whistleblowingu.
Zabezpečenie oprávnených záujmov prevádzkovateľa (článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia), Spoločnosť má oprávnený záujem – zabezpečiť účinné preskúmanie oznámenia oznamovateľa, realizovať právo Spoločnosti na ochranu hodnôt a dobrého mena Spoločnosti, ochranu a udržateľnosť ekonomických záujmov Spoločnosti, ako aj zabezpečiť odhalenie porušenia interného regulačného aktu, predchádzanie trestnému činu a inej protiprávnej činnosti, predchádzanie možnej alebo súčasnej škode, strate alebo porušeniu práv.
Prenos spracovateľovi a/alebo tretím stranám
V prípadoch stanovených právnymi predpismi orgánov dohľadu a orgánov činných v trestnom konaní (štátna polícia, Úrad boja proti korupcii, Štátny inšpektorát práce atď.) alebo v prípade, že Spoločnosť má dôvody na ochranu svojich oprávnených záujmov podaním žiadosti na orgány činné v trestnom konaní (napríklad súd, štátna polícia).
Spoločnosť môže využívať sprostredkovateľa osobných údajov, ktorý zabezpečuje uchovávanie osobných údajov.
Doba skladovania
Pseudonymizácia osobných údajov oznamovateľa sa uskutočňuje bezprostredne po prijatí oznámenia oznamovateľa.
Údaje sa uchovávajú 1 (jeden) rok po ukončení vyšetrovania oznámenia oznamovateľa. Potom sa údaje zničia alebo vymažú do 3 (troch) mesiacov, s výnimkou prípadov, keď má spoločnosť zákonnú povinnosť uchovávať údaje dlhšie v súlade s požiadavkami regulačných predpisov, alebo ak sa v súvislosti s porušením uvedeným v oznámení oznamovateľa začalo súdne konanie alebo akékoľvek vyšetrovanie.
Spracovanie osobných údajov návštevníka webovej stránky
The Company uses necessary or mandatory cookies on websites managed by it – these are cookies that, in accordance with regulatory enactments, the Company may store on your device without consent, if they are necessary for the operation of the specific website. By default, the rest of the cookies are disabled, except for the necessary cookies that ensure the basic functionality and operation of the website. The use of other types of cookies requires your permission – consent and they will be used only after you have given your consent. Read more about the cookies used by the Company and their management in Our Cookie Use Policy, available tu.
Aké sú vaše práva a ďalšie dôležité veci v súvislosti s vykonávaným spracovaním osobných údajov
Aké sú moje práva v súvislosti s vykonávaným spracovaním osobných údajov?
Kam sa obrátiť, aby ste uplatnili svoje práva dotknutej osoby?
Informácie o vašich osobných údajoch, ktoré má spoločnosť k dispozícii, alebo uplatnenie vašich ďalších práv ako dotknutej osoby môžete získať jedným z nasledujúcich spôsobov:
Po prijatí žiadosti spoločnosť posúdi jej obsah a možnosť identifikácie žiadateľa a v závislosti od príslušnej situácie si vyhradzuje právo požiadať žiadateľa o dodatočnú identifikáciu, aby sa zabezpečila bezpečnosť a sprístupnenie údajov, ktoré sa majú poskytnúť správnej osobe.
Akým príjemcom poskytujeme vaše osobné údaje?
Spoločnosť prijíma potrebné opatrenia na spracovanie vašich osobných údajov v súlade s platnými zákonmi a na zabezpečenie toho, aby k osobným údajom nemali prístup tretie strany, ktoré nemajú príslušný právny základ na spracovanie vašich osobných údajov.
K vašim osobným údajom môžu podľa potreby pristupovať:
Odkiaľ získavame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje môžeme získať v niektorej z nasledujúcich foriem:
Používajú sa vaše osobné údaje na automatizované rozhodovanie?
Nepoužívame vaše osobné údaje na automatizované rozhodovanie.
Sú vaše osobné údaje prenášané mimo krajín Európskej únie (EÚ) alebo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP)?
Vaše osobné údaje spracúvame prevažne na území Európskej únie. V prípade, že je potrebné zveriť spracovanie osobných údajov spolupracujúcemu partnerovi alebo poskytovateľovi služieb, ktorý sa nachádza mimo Európskej únie a Európskeho hospodárskeho priestoru, sú prijaté opatrenia, ktoré zabezpečia, aby príslušný spolupracujúci partner alebo poskytovateľ služieb spracúval údaje v krajine, v súvislosti s ktorou existuje rozhodnutie Európskej komisie o zabezpečení primeranej úrovne ochrany osobných údajov, alebo aby príslušný spolupracujúci partner alebo poskytovateľ služieb zabezpečil podpísanie a dodržiavanie štandardnej zmluvnej doložky schválenej Európskou komisiou týkajúcej sa prenosu osobných údajov do tretích krajín.
Nadobudnutie účinnosti, dostupnosť a zmeny v Zásadách ochrany osobných údajov
Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť 3. októbra 2024.
Aktuálne znenie Zásad ochrany osobných údajov je zverejnené na webovej stránke Spoločnosti, ako aj v tlačenej forme na požiadanie v kancelárii Spoločnosti na ulici Rūpnīcu 5, Olaine.
Spoločnosť je oprávnená vykonať zmeny v Zásadách ochrany osobných údajov.